Herken de patronen in jouw organisatie

Is er een verandering in jouw organisatie aanstaande? Zijn er ontwikkelingen die ander gedrag vragen van medewerkers binnen de organisatie? Wil je interne communicatie beter laten stromen? Dan kan het waardevol zijn om te kijken naar jullie organisatiepatronen. Want door zicht te hebben op helpende en belemmerende patronen in jouw organisatie weet je beter hoe je beweging kunt brengen in jouw organisatie en bereik je je doel makkelijker.

 

Wat zijn patronen?

Organisatiepatronen zijn de herkenbare gewoontes en routines binnen een organisatie. Het is de typische manier waarop dingen gebeuren, zoals hoe beslissingen worden genomen, hoe mensen met elkaar praten of zelfs hoe de koffiepauzes zijn. Organisatiepatronen zijn dus de vaste ritmes en gewoontes. Ze zijn vaak diepgeworteld in de organisatiecultuur en je ziet ze vaak op ieder niveau in de organisatie terugkomen. De beeldspraak die hier vaker bij wordt gebruikt, bijvoorbeeld door antropoloog Danielle Braun, is die van de broccoli. Als je kijkt naar een broccoli in zijn geheel en er vervolgens een roosje van afbreekt dan zie je eigenlijk diezelfde broccoli maar dan in kleiner formaat. Zo kun je eigenlijk ook het kijken naar patronen zien.

 

Maak het behapbaar

In het zoeken naar patronen en het begrijpen hiervan ligt een risico om hier een doel op zich van te maken. Dus naast dat je een hele ontdekkingstocht kunt doen over waar de patronen vandaan komen, welke emoties er gepaard gaan met deze patronen en welk doel hebben deze patronen ooit gediend. Zou ik je vooral willen uitnodigen om eerst een overzicht te maken van de meest kenmerkende patronen. Voordat je de diepte in duikt.

 

Als je een organisatie in beweging wilt brengen is het goed om helpende en belemmerende patronen van elkaar te onderscheiden:

1. Helpende patronen; de patronen die bijdragen aan een gewenste verandering en dus kunnen zorgen van versnelling.

Stel, je wilt als organisatie online vergaderen introduceren. En één van de patronen in de organisatie is dat medewerkers graag nieuwe dingen uitproberen en graag experimenteren. Dan is dat een mooi argument in de interne communicatie bij de implementatie van deze nieuwe overlegvorm.

 

2. Belemmerende patronen; de patronen die je herkent als datgene dat de gewenste verandering wel eens zou kunnen gaan bemoeilijken.

Stel je wilt als organisatie een open manier van kennisdelen stimuleren. Maar één van de patronen is dat mensen het lastig vinden om elkaar feedback te geven en dit ontvangen. Om je doel van open kennisdelen te bereiken zul je eerst moeten kijken hoe je dit patroon doorbreekt.

 

Verbindt vervolgens de opbrengsten van deze gesprekken en ervaringen met elkaar. Een soort connecting the dots: waar zie je de gelijkenissen ontstaan? Dit kun je op allerlei manier doen. Van stickeren en visueel maken, Excel als hulpmiddel gebruiken tot het maken van een mooi Mirobord waarop je verzamelt en clustert. Doe hierin vooral wat bij je past!

 

Hoe haal je patronen op?

1. Begin met luisteren | Organiseer een sessie waarin je actief gaat luisteren naar de ervaringen en verhalen van medewerkers. Vragen die je kunt stellen die helpend kunnen zijn: Hoe ziet jouw dag eruit? Wanneer geeft je werk je energie? Wanneer lekt er energie weg?

 

2. Observeer | Sluit aan bij bestaande overleggen en kijk eens wat er gebeurt. Wie reageert op wie? Wie heeft de meeste beslissingsmacht? Is er een strakke agenda of wordt er zonder agenda vergaderd?

 

3. Loop mee | Verdiep je in het werk van anderen. Ga eens een dagje mee in het werk van een medewerker. Wat doet diegene, welke manier en gewoontes komen er voorbij op een dag?

 

4. Goed gesprek | Plan een paar interviews met medewerkers en laat hen vertellen over hun werk. Maar vraag ook hoe er naar de beoogde verandering wordt gekeken. Wat valt dan op?

 

Toets je patronen

Als je een mooi overzicht hebt, is het goed om dit met een groep medewerkers uit de organisatie te toetsen. Herkennen mensen de patronen? En zeggen ze dingen als “Ja, dit wisten we toch al.” Dan heb je het goed gedaan! Als medewerkers namelijk met verbazing kijken naar de patronen die je hebt geformuleerd, dan heb je hoogstwaarschijnlijk niet diepgewortelde gewoontes en manieren te pakken die patronen vormen.

 

Wat levert het je op om te kijken naar patronen?

Weten wat werkt (en wat niet): Ken je de organisatiepatronen? Dan weet je wat goed werkt en waar iets vastloopt. Je kunt gerichte verbeteringen maken.

• Sneller en slimmer werken: Door te begrijpen waarom je telkens op dezelfde problemen stuit, kun je die problemen aanpakken en jezelf en anderen een hoop gedoe besparen.

• Cultuur bouwen: Organisatiecultuur wordt gevormd door de manier waarop mensen met elkaar omgaan. Als je doorhebt wat mensen hierin helpt en sterkt, kun je ook gerichter werken aan de gewenste organisatiecultuur.

• Makkelijker problemen oplossen en patronen doorbreken: Als er iets misgaat, helpt het om te weten waarom. Door je patronen te kennen, kun je sneller de vinger op de zere plek leggen, het gesprek aangaan en kijken wat ervoor nodig is om tot een oplossing te komen.